Reisekosten für Lehrkräfte und sonstige Begleitpersonen
Staatlichen Schulen in Bayern wird ein (kalender-)jährliches Budget für die entstehenden Reisekosten der Lehrkräfte und sonstigem Aufsichtspersonal bei Schülerfahrten zugewiesen. Zuschüsse für Schülerinnen bzw. Schüler oder Kosten für die Durchführung örtlicher Veranstaltungen (bspw. Museumsführung, Stadtbesichtigung) werden mit diesem Budget nicht finanziert. Die Verantwortung für die Einhaltung des Reisekostenbudgets obliegt der Schulleitung. Die Bewirtschaftung der entsprechenden Haushaltsmittel erfolgt durch die Regierungen bzw. das Landesamt für Schule (LAS). Eine Umlage der Reisekosten für Lehrkräfte und sonstige Begleitpersonen auf die Reisekosten der teilnehmenden Schülerinnen und Schüler ist nicht zulässig.
Überwachung des Reisekostenbudgets
Zur Überwachung des Reisekostenbudgets erhalten die Schulleitungen regelmäßig Auskunft über den aktuellen Stand der bereits beim Landesamt für Finanzen abgerechneten Reisekosten. Darüber hinaus steht den Schulleitungen eine Kalkulationshilfe in Form einer Excel-Tabelle zur Verfügung, mittels derer die bei Genehmigung einer Dienstreise (zur Begleitung einer Schülerfahrt) voraussichtlich entstehenden Reisekosten berechnet werden können. Eine aktualisierte Kalkulationshilfe wurde als Anlage zum KMS vom 26.08.2026 II.5-BP4005.0 31 2 an alle Schulen versandt.
Aufstockung des Reisekostenbudgets durch Spenden
Das Reisekostenbudget einer Schule kann durch Spenden des Fördervereins, des Elternbeirats oder sonstiger Dritter aufgestockt werden. Hierzu sind die Regelungen für die Vorgehensweise bei Spenden sowie die Vorgaben der Sponsoring-Richtlinien (vgl. dazu auch KMS vom 08.02.2018 II.5- M2102-1b.74525) zu beachten.
Einzelheiten dazu, wie die Zuwendungen haushaltsrechtlich vereinnahmt werden und welche Stelle unter welchen Voraussetzungen zuständig für die Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen nach § 10b Einkommenssteuergesetz (EStG) ist, finden sich in den KMS vom 06.12.2010, Az. II.5-5H4000-6.8219, vom 09.06.2011 Az. II-5-H4000-6.56867 und vom 15.11.2012, Az. II.1-5O1103/3/12699.
Generell gilt, dass Zuwendungen, wie beispielsweise Zuschüsse des Elternbeirats, nur dann verwendet werden dürfen, wenn keine regelwidrige Verknüpfung von Vorteil und Diensthandlung vorliegt. Vor Annahme jeglicher Zuwendungen haben die Schulen daher die Vorgaben des KMS v. 15.11.2012, Az. II.1-5O1103/3/12699, zu beachten und die Sponsoringleistung frühzeitig der zuständigen Regierung bzw. dem LAS anzuzeigen.
Aufstockung des Budgets durch staatliche Stellen
Das Reisekostenbudget einer Schule kann auch durch staatliche Stellen aufgestockt werden. Die Regelungen sind je nach Schulart unterschiedlich:
Die Regierungen sind im Bereich der staatlichen Grund- und Mittelschulen ermächtigt, einen Minderbedarf eines Schulamtes auf das Budget anderer Schulämter umzuschichten. Sollte sich abzeichnen, dass die Mittel zur Begleichung der Reisekosten nicht ausreichen, kann die Regierung weitere Ausgabemittel beim Staatsministerium beantragen.
Im Bereich der staatlichen Förderschulen (einschließlich Schulen für Kranke) verbleiben zunächst 10 % der zugewiesenen Mittel bei der jeweiligen Regierung („Regierungs-Budget Förderschulen“). Mit diesem Budget ist eine gezielte Aufstockung der Kontingente einzelner Schulen möglich. Sollte sich abzeichnen, dass die Mittel zur Begleichung der Reisekosten nicht ausreichen, kann die Regierung die Zuweisung weiterer Ausgabemittel beim Staatsministerium beantragen.
Es werden alle verfügbaren Haushaltsmittel auf die Schulen aufgeteilt. Die Zuweisung weiterer Haushaltsmittel ist deswegen grundsätzlich nicht möglich. Das Landesamt für Schule (LAS) übermittelt den Realschulen monatlich den aktuellen Ausgabenstand für Lehr- und Studienfahrten. Sofern bei einer Realschule das Budget nicht ausreicht, kann diese Realschule eine andere Realschule, die im laufenden Jahr noch nicht ihr ganzes Budget verbraucht hat, darum bitten einen Teil davon abzugeben. Das nennt man Budgetmitteltausch. Das LAS kann bei Bedarf entsprechende Realschulen, deren Budget rechnerisch noch nicht ausgeschöpft ist, nennen. Dem LAS ist aber nicht bekannt, ob die genannten Schulen ihr Budget bereits verplant haben. Dies ist stets zwischen den Schulen direkt zu besprechen. Alternativ können die Realschulen das fehlende Geld auch mit Spenden ausgleichen, zum Beispiel vom Förderverein oder vom Elternbeirat.
Wenn bei einem staatlichen Gymnasium das Budget nicht ausreicht, hilft das Landesamt für Schule (LAS) dabei, das Budget auszugleichen. Ein Gymnasium kann ein anderes Gymnasium, das im laufenden Jahr noch nicht sein ganzes Budget verbraucht hat, darum bitten einen Teil davon abzugeben. Das nennt man Budgetmitteltausch. Alternativ können die Gymnasien das fehlende Geld auch durch eine Spende ausgleichen, zum Beispiel vom Förderverein oder vom Elternbeirat.
Wenn weder der Budgetmitteltausch noch eine Spende möglich sind, kann das Gymnasium über das LAS beim Staatsministerium einen Antrag auf zusätzliche Haushaltsmittel stellen. Solche zusätzlichen Mittel werden aber nur in Ausnahmefällen vergeben und werden im nächsten Jahr grundsätzlich vom Budget der Schule abgezogen.
Bei staatlichen Beruflichen Oberschulen besteht bei Haushaltsmittelknappheit ein zweistufiges Verfahren. Zunächst sind die Schulen angehalten, bei anderen Schulen der gleichen Schulart anzufragen, ob diese bereit sind, nicht benötigte Mittel an die anfragende Schule abzugeben. Die haushaltsmäßige Umsetzung erfolgt durch das LAS. Erst wenn die Suche ergebnislos war oder keine andere Schule zur Übertragung bereit war, können Schulen, bei denen die Mittel voraussichtlich nicht ausreichen werden, beim Staatsministerium (über das LAS) einen Antrag auf Zuweisung weiterer Haushaltsmittel stellen.
Sollte sich im Bereich der Staatlichen Berufsschulen einschl. angegliederter Berufsfachschulen und Wirtschaftsschulen abzeichnen, dass die Mittel zur Begleichung der Reisekosten nicht ausreichen, kann die jeweils zuständige Regierung weitere Ausgabemittel beim Staatsministerium beantragen.
Annahme von Freiplätzen
Freiplätze und Vergünstigungen (z. B. bei der Beförderung oder Unterkünften) können immer dann angenommen werden, wenn diese generell und unabhängig vom konkreten Einzelfall Begleitpersonen von Schulklassen oder Gruppen angeboten werden (z. B. durch feste Preislisten für Schülergruppen und Begleitpersonen). Bitte beachten Sie dazu KMS vom 08.02.2018, Az. II.5- M2102-1b.74525 (Handreichung rechtliche Hinweise zur Annahme von Zuwendungen, insbesondere Spenden und Sponsoringleistungen, an Schulen).
Die Freiplätze müssen von der Einrichtung selbstständig angeboten, dürfen nicht von der Schule eingefordert werden und müssen im Rahmen der Schülerfahrt in Anspruch genommen werden, für welche sie gewährt wurden. Dabei können die Freiplätze für Begleitpersonen oder zur Senkung der Reisekosten aller Teilnehmenden verwendet werden.
Letzteres muss aber mit dem Schulforum bzw. an Grund- und Förderschulen mit dem Elternbeirat bzw. an Berufsschulen mit dem Berufsschulbeirat abgestimmt werden. Eine zulässige Annahme setzt voraus, dass die Vergünstigung nicht personengebunden nur einer bestimmten Lehrkraft bzw. sonstigen Begleitperson angeboten wird.
Freier Eintritt in Museen
Der Bayerische Landtag hat einen Beschluss zum freien Eintritt bei dienstlichen Zwecken für alle Lehrerinnen und Lehrer sowie Erzieherinnen und Erzieher in allen Museen in Bayern, die sich in Trägerschaft des Freistaats Bayern befinden, gefasst. Dies gilt sowohl in Begleitung der Kinder als auch in Vorbereitung solcher Besuche. Nähere Informationen zu den staatlichen Museen und Sammlungen in Bayern.
Die Landesstelle für die nichtstaatlichen Museen in Bayern hat ergänzend alle nichtstaatlichen bayerischen Museen über den Landtagsbeschluss informiert und gebeten, entsprechend den staatlichen Eintrittspreisvergünstigungen zu verfahren. Viele nichtstaatliche Museen (u. a. auch das Deutsche Museum) haben daraufhin mitgeteilt, dass bereits entsprechend verfahren wird bzw. vorgesehen ist, künftig ebenso zu verfahren.
Die Vorlage einer Bestätigung der Schule, dass der Besuch Unterrichtszwecken dient, oder alternativ des Dienstausweises ist erforderlich.
Weitere Informationen können dem KMS vom 17.08.2010 Az. II.5-5P4020.0/28 (Beschluss des Bayerischen Landtags vom 04.05.2010 hier: Freier Eintritt bei dienstlichen Zwecken für alle Lehrerinnen und Lehrer in Museen) sowie dem KMS vom 23.03.2011 Az. II.5-5 P 4020.0/28/11 (Freier Eintritt bei dienstlichen Zwecken für alle Lehrerinnen und Lehrer in Museen hier: Deutsches Museum) entnommen werden.
Abrechnung der Reisekosten
Die Abrechnung der Reisekosten von Lehrkräften und sonstigem Aufsichtspersonal nimmt das Landesamt für Finanzen (LfF) vor. Den dafür notwendigen „Erstattungsantrag Reisekosten für Lehrkräfte“ (R010) sowie „Hinweise zum Abrechnungsformular R010“ (R010Z) finden Sie auf der Internetseite des Landesamts für Finanzen.
Dabei werden nach dem Bayerischen Gesetz über die Reisekostenvergütung der Beamten und Richter (Bayerisches Reisekostengesetz – BayRKG) grundsätzlich Fahrtkostenerstattung (Art. 5), Nebenkosten (Art. 12) wie z. B. Eintrittskarten sowie Tagegeld (Art. 8 und 11) gewährt.
Bitte beachten Sie, dass ein halbes Jahr nach Beendigung der Schülerfahrt der Anspruch auf die Erstattung der Reisekosten erlischt. Hierbei handelt es sich um eine gesetzliche Ausschlussfrist.
Damit die Schulleitung einen möglichst genauen Überblick über das zur Verfügung stehende Reisekostenbudget haben kann, sollten Lehrkräfte bzw. die notwendigen sonstigen Begleitpersonen ihren Antrag auf Kostenerstattung möglichst zeitnah stellen.
Nach der Rechtsprechung des Bundesverwaltungsgerichts darf die Durchführung der Schülerfahrt nicht davon abhängig gemacht werden, dass Lehrkräfte auf die Erstattung der Reisekosten komplett oder teilweise verzichten. Ein solcher Verzicht wäre nicht als freiwillig anzusehen.
Davon unberührt bleibt die persönliche Entscheidung der Lehrkraft, im Nachgang der Schülerfahrt gemäß Art. 3 Abs. 6 BayRKG freiwillig ganz oder teilweise auf die Reisekostenvergütung zu verzichten, etwa wenn keine Reisekosten beantragt werden.
Formular und Hinweise des LfF
Die jeweils aktuelle Fassung des „Erstattungsantrags Reisekosten für Lehrkräfte“ (R010) sowie den „Hinweisen zum Abrechnungsformular R010“ (R010Z) finden Sie auf der Internetseite des Landesamts für Finanzen.
Klimaneutrale Staatsverwaltung – Kompensation von unvermeidlichen dienstlichen Flugreisen
Grundsätzlich sind Flugreisen im Sinne des Klimaschutzes und der Vorbildfunktion der Schulen als Teil der Staatsverwaltung zu vermeiden. Im Einzelfall entscheidet die Schulleitung im Sinne der eigenverantwortlichen Schule, welches Verkehrsmittel angesichts der dienstlichen Erfordernisse, fürsorgerechtlicher Aspekte, der Kosten sowie der Umweltauswirkungen genutzt werden soll.
Mit Beschluss vom 12. Januar 2021 hat die Staatsregierung im Rahmen der Umsetzung ihrer Klimaschutzziele festgelegt, dass für unvermeidliche dienstliche Flugreisen von staatlichem Personal die dadurch entstandenen CO2-Emissionen durch die Landesagentur für Energie und Klimaschutz (LENK) kompensiert werden müssen.
Bei der Genehmigung einer unvermeidlichen dienstlichen Flugreise ist zu berücksichtigen, dass die erforderlichen Mittel für CO2-Kompensationsleistungen bei der nächsten Mittelzuweisung zu einer entsprechenden Verminderung des Budgets führen können.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem KMS zur Zuweisung Ihres Budgets zur Reisekostenvergütung aus Anlass von Lehr- und Schülerwanderungen.
Soweit dienstlich unvermeidliche Flugreisen von staatlichem Personal über das zentrale Reisekostenabrechnungssystem (RKS) abgerechnet werden, können die entsprechenden Flugdaten zentral vom Landesamt für Finanzen bereitgestellt werden. Die Schulen müssen in diesem Fall nichts weiter tun.
Bei dienstlichen Flugreisen von staatlichem Personal, die nicht über das zentrale RKS abgerechnet werden, (u. a. drittmittelfinanzierte dienstliche Flugreisen, z. B. im Bereich von Erasmus+), müssen für alle Flugreisen (Hin- und Rückflüge!) eines Kalenderjahres die Daten spätestens im Januar des jeweiligen Folgejahres durch die Schulleitung über das Schulportal gemeldet werden.
